Vorlage - SGM/2020/383  

Durch die Änderung des Umsatzsteuergesetzes (Einführung des § 2b UStG, Abschaffung des § 2 Absatz 3 UStG) sind juristische Personen des öffentlichen Rechts zukünftig bedeutend stärker von der Umsatzsteuer betroffen.

Den damit einhergehenden Risiken von Steuerhinterziehungen oder –verkürzungen nebst entsprechender persönlicher straf- und haftungsrechtlicher Risiken der Mitarbeiter sowie des Hauptverwaltungsbeamten, kann mit der Implementierung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS) entgegengetreten werden.

Der Landesrechnungshof des Landes Niedersachsen führte zur Organisation der eigenen Steuerangelegenheiten in den Kommunen eine überörtliche Prüfung durch. Dabei wurden verschiedene juristische Personen des öffentlichen Rechts (Samtgemeinden, Städte, etc.) stichprobenartig befragt und der Organisationsstand ermittelt. Die Prüfung wurde im I. Halbjahr 2019 durchgeführt, die Prüfungsmitteilung (Auswertung) liegt nunmehr vor.

Die wesentlichen Prüfungsergebnisse lassen sich dabei wie folgt zusammenfassen:

-            In den geprüften Kommunen wurde die Wichtigkeit der Einrichtung eines TCMS erkannt. Die Implementierung entsprechender Organisationsstrukturen hat begonnen.
In der Samtgemeinde Meinersen wurde aus diesem Grund eine neue Stelle geschaffen und entsprechend besetzt.

-            Die Mehrzahl der geprüften Kommunen wünschte sich bei der Implementierung eines TCMS sowie der Umstellung auf § 2b UStG Hilfestellungen von z.B. ihren kommunalen Spitzenverbänden in Form von Musterdienstanweisungen, Checklisten, Projektplänen und ähnlichem. Weiterhin waren die Kommunen sehr an einem interkommunalen Austausch interessiert.
Durch umfangreiche Recherche, Seminarteilnahmen sowie einen engen Austausch zu anderen Kommunen, insbesondere der Samtgemeinde Isenbüttel, konnten erste Projektpläne, Checklisten und ähnliches in der Samtgemeinde Meinersen generiert werden. Ferner wurde ein runder Tisch zum Thema „Umstellung auf § 2b UStG‘“ mit den Samtgemeinden des Landkreises Gifhorn ins Leben gerufen. Dieser findet möglichst quartalsweise statt. Eine weitere Ausweitung der interkommunalen Kooperationen ist angedacht.

-            Der Informationsfluss und die Schnittstellen zwischen den mit steuerlichen Sachverhalten befassten Organisationseinheiten war häufig nicht ausreichend geregelt. Die Kämmerei – als „zentrales Nadelöhr“ – war hier nicht oder nicht in ausreichendem Umfang in den Ablauf eingebunden.
In der Samtgemeinde Meinersen wurde durch die Einstellung von Herrn Niebuhr als Mitarbeiterin für Umsatzsteuerangelegenheiten eine erste Sensibilisierung für dieses Thema erreicht. Seine Stelle ist im Bereich der Kämmerei angesiedelt. In vielen Fällen wurde Herr Niebuhr bereits um Kontrolle oder Beurteilung gebeten. Anpassungen und weitere Regelungen innerhalb von Dienstanweisungen sind in Arbeit.

-            In den meisten Kommunen waren die Verantwortlichkeiten bzw. die Zuständigkeiten für das TCMS nicht konkret in der Arbeitsplatzbeschreibung festgelegt.
Durch die Schaffung der Stelle für steuerliche Grundsatzangelegenheiten wurde eine Arbeitsplatzbeschreibung für dieses Aufgabengebiet erstellt und besetzt.

-            Die Mehrzahl der Kommunen hatte ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch nicht ausreichend im Bereich der Implementierung eines TCMS sowie des neuen Umsatzsteuerrechts geschult. Im Hinblick auf etwaige bußgeldrechtliche Sanktionen gegen die Hauptverwaltungsbeamtinnen bzw. –beamten sind umfassende Schulungsmaßnahmen der mit steuerrechtlichen Sachverhalten befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Informationsveranstaltungen zur Sensibilisierung für alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Dokumentation anzuraten. Für die Samtgemeinde Meinersen sowie die Mitgliedsgemeinden sollen Schulungen von Herrn Niebuhr erstellt und durchgeführt werden.
Aufgrund der Verlängerung des Optionszeitraums zur Anwendung des bisherigen Rechts bis zum 31.12.2022, werden die Schulungen aufgrund der fehlenden Dringlichkeit noch nicht durchgeführt. Die Durchführung der Schulungen soll rechtzeitig vor Anwendung des neuen § 2b UStG, spätestens im III. Quartal 2022, stattfinden.

-            Die Kommunikation von Steuerthemen auf der Ebene der Verwaltungsleitung und von dort in die Ebene der Organisationseinheiten hinein fand in rund der Hälfte der Kommunen bereits anlassbezogen statt. Mit Blick auf die wachsende Bedeutung von Steuerthemen sollte eine regelmäßige Kommunikation fester Bestandteil im Organisationsablauf der Kommunen werden.
In der Samtgemeinde Meinersen sind steuerliche Themen regelmäßiger Bestandteil der wöchentlichen Leitungsgespräche.

-            Die Mehrzahl der geprüften Kommunen hatte zum Zeitpunkt der örtlichen Erhebung damit begonnen, eine Analyse der Haushalte und Jahresrechnungen hinsichtlich umsatzsteuerlicher Aktivitäten (Einnahmeinventur) durchzuführen. Darauf aufbauend hatten einige Kommunen bereits eine umsatzsteuerliche Würdigung der Sachverhalte vorgenommen. Diese Bestandsanalyse des Ist-Zustandes sollte in allen Kommunen der erste Schritt sein, auf dem das weitere Vorgehen bei der Implementierung eines TCMS und die Umstellung auf das neue Umsatzsteuerrecht basiert. In der Samtgemeinde Meinersen, sowie deren Mitgliedsgemeinden, ist die Einnahmenanalyse sowie deren Bewertung für die Jahre 2018 und 2019 abgeschlossen. Die kommenden Jahre bis zur Anwendung des § 2b UStG werden weiterhin analysiert und bewertet, um so spätestens ab dem 01.01.2023 (Ende des Optionszeitraumes, zwangsläufige Anwendung des § 2b UStG) eine genaue Basis für die Bewertung der folgenden Umsätze zu haben.

-            Die Mehrzahl der geprüften Kommunen beabsichtigte, ein zentrales Vertragsregister einzurichten. Einige hatten schon damit begonnen, bestehende Verträge zu erfassen, zu bewerten und steuerrechtlich zu würdigen (Vertragsscreening). Alle Kommunen sollten die Aufarbeitung der Verträge in einer für sie angemessenen Form vornehmen. Bei Vertragsabschlüssen sollte künftig die steuerrechtliche Würdigung der zugrunde-liegenden Sachverhalte bereits im Vorfeld ein zentrales Thema darstellen.
Die Samtgemeinde Meinersen plant die Einrichtung eines Vertragsregisters. Derzeit werden verschiedene Erfassungs- und Umsetzungsmöglichkeiten verglichen.

Abschließend lässt sich festhalten, dass seit der Durchführung der überörtlichen Prüfung im I. Halbjahr 2019 in der Samtgemeinde Meinersen die richtigen Schritte ergriffen wurden und nun konsequent verfolgt werden.

Keine.

Prüfungsmitteilung des Landesrechnungshofes