Vorlage - SGM/2020/389  

1. Die Samtgemeinde Meinersen und die Mitgliedsgemeinden führen zur neuen Ratsperiode 2021 – 2026 die Nutzung privater Endgeräte für die Ratsarbeit ein (Möglichkeit B).

2. Für die Nutzung der privaten Endgeräte erhält jedes Ratsmitglied eine monatliche Pauschale von 5,- € für die digitale Ratsarbeit.

3. Den Ratsmitgliedern sowie den Ausschussmitgliedern wird ein bedarfsgerechtes Schulungsangebot im Umgang mit ALLRIS durch die Verwaltung angeboten.

4. Die Verwaltung wird beauftragt, die Geschäftsordnungen sowie die Entschädigungssatzungen entsprechend zu überprüfen und die erforderlichen Anpassungen vor Beginn der nächsten Ratsperiode durchzuführen.

Mit der Einführung zur digitalen papierlosen Ratsarbeit im Jahr 2013 war es aufgrund der damaligen Systemvoraussetzungen erforderlich jedem Ratsmitglied ein iPad zur Verfügung zu stellen. Das Ratsinformationssystem ALLRIS hat sich in der täglichen Ratsarbeit etabliert. In den letzten 7 Jahren haben sich die digitalen Medien stetig weiterentwickelt und nahezu jeder ist mittlerweile mit dem Umgang eines Smartphones oder Tablets vertraut.

Durch die allgemeine Akzeptanz der neuen Medien verfügt fast jeder Haushalt über ein Endgerät mit dem die Arbeit im Ratsinformationssystem möglich ist. Viele Ratsmitglieder nutzen bereits ein privates Endgerät für die Arbeit mit ALLRIS.

Für die damals von der Samtgemeinde ausgegebenen iPads an die Ratsmitglieder werden seitens des Herstellers keine Updates mehr angeboten, die Geräte verbleiben auf der Version von iOS 11.4.1. Es ist sicher, dass die ALLRIS App irgendwann nicht mehr auf den alten Geräten lauffähig ist, ggf. werden auch später auftretende Sicherheitslücken nicht mehr beseitigt. Aufgrund dieser Entwicklung ist es nicht mehr zeitgemäß die unverhältnismäßig hohen Kosten für die Bereitstellung der iPads zu tragen. ALLRIS kann online über einen privaten Computer oder Notebook benutzt werden, alternativ steht außerdem die ALLRIS-App für die mobilen Geräte zum Download bereit.

Daher wird seitens der Verwaltung vorgeschlagen auf die Bereitstellung der Endgeräte zu verzichten und die Nutzung privater Endgeräte mit einer monatlichen Pauschale abzugelten.

Im Folgenden werden die Möglichkeiten aufgezeigt. Die Verwaltung schlägt dabei die Möglichkeit B vor.

Möglichkeit A - Anschaffung neuer Geräte über den IT-Verbund des Landkreises Gifhorn:

Der IT-Verbund stellt iPads für die Ratsarbeit zur Verfügung und bietet den technischen Support dafür an. Kostenerhöhungen sind allerdings nicht auszuschließen! Außerdem ist der Support von den Kapazitäten des IT-Verbundes abhängig.

Die Kosten pro Gerät und Quartal belaufen sich auf 40,- €, das bedeutet pro Gerät und Jahr 160,- €, also bei 100 Geräten im Jahr 16.000,- €. Diese Geräte sollen für die gesamte Wahlperiode genutzt werden, also sind das für 5 Jahre ca. 80.000,- €

Möglichkeit B - Nutzung privater Endgeräte bei Zahlung einer monatlichen Pauschale:

Die Wahl des Endgeräts liegt im privaten Ermessen des Ratsmitglieds, es kann entweder ein Notebook oder ein Tablet genutzt werden. Außerdem steht zusätzlich die ALLRIS-App für iPad-, Android und Windows-Anwender zur Verfügung. Der Support bezüglich der ALLRIS-App wird von der Verwaltung übernommen. Ansonsten ist das Ratsinformationssystem über unsere Homepage zu erreichen.

Für die Nutzung privater Endgeräte wird eine Nutzungsvereinbarung erstellt, welche die Bereiche Datenschutz, Haftung und Umgang mit der ALLRIS-App sowie Nutzung des Ratsinformationssystems regelt. Diese Vereinbarung ist im Vorfeld von jedem Ratsmitglied zu unterzeichnen, ansonsten ist kein Zugang zum Ratsinformationssystem möglich.

Die Verwaltung zahlt jedem Ratsmitglied eine monatliche Pauschale von 5,- € für die Nutzung eines privaten Endgeräts für die digitale Ratsarbeit. Der finanzielle Aufwand beläuft sich pro Ratsmitglied im Jahr auf 60,- €, bei 100 Ratsmitgliedern auf insgesamt 6.000,- € pro Jahr und für die gesamte Wahlperiode auf 30.000,- €.

Im Rahmen der Haushaltsmittelplanung für 2021 ist es erforderlich das weitere Vorgehen zu entscheiden.

Eine angedachte Eigenanschaffung ist unzweckmäßig, da wir uns mit dem IT-Verbund zusammengeschlossen haben.

Die finanziellen Auswirkungen hängen mit der Beschlussfassung zusammen und sind bei den Möglichkeiten erläutert.

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