Vorlage - SGM/2021/442-01  

1. Die Kanzlei Niehoff und Partner Gruppe wird beauftragt, den Prozess der Einrichtung eines Mensa-Betriebes juristisch zu begleiten. Die Kosten in Höhe von 10.000 EUR werden außerplanmäßig bereit gestellt.

2. Der Beteiligung an der vorgeschlagenen Rechtsform einer GmbH & Co. KG in Höhe von 25.000 EUR wird zugestimmt.

3. Die vertragliche Ausgestaltung mit dem Geschäftspartner ist durch die Verwaltung vorzubereiten und gesondert zu beschließen.

Die Ursprünge des Schulmensa-Betriebes wurden im Jahr 2004 gelegt, als ein Kiosk im Schulbetrieb eingerichtet wurde. Über die Jahre hinweg entwickelte sich hieraus ein Mensabetrieb, der durchschnittlich über 800 Essen täglich zubereitet. Begünstigt wurde diese Entwicklung auch durch die Einrichtung eines Ganztagsangebots an allen Schulen in der Samtgemeinde Meinersen und der damit verbundenen Aufgabe des Schulträgers, den Schülerinnen und Schülern eine warme Mittagsmahlzeit anzubieten.

Um hier auch dieser Aufgabe zukunftssicher nachkommen zu können, muss sich die Samtgemeinde Meinersen Gedanken machen, wie ein Geschäftsbetrieb langfristig gesichert werden kann. Hierzu wurden im Rahmen eines Workshops des Kommunalen Bildungswerks unter fachlicher Begleitung durch einen Steuerberater von der Kanzlei Niehoff und Partner Gruppe zuerst zwingend erforderliche Kriterien festgelegt, sodann die in Frage kommenden Rechtsformen für einen Mensa-Betrieb betrachtet und anschließend mittels einer Bewertungsmatrix bewertet.

Als zwingendes Kriterium wurde im Workshop mit der Verwaltungsleitung, den Herren Fachbereichsleitern 20 und 50, dem stellvertretenden Fachbereichsleiter 50 sowie dem Sachbearbeiter Grundsatzsachbearbeitung Umsatzsteuerangelegenheiten (FB 20) die nahtlose Sicherung des Geschäftsbetriebes definiert. Ebenso zwingend ist, dass auf Qualität und Geschmack Einfluss genommen werden kann. Ein Kerngedanke der jetzigen Mensa ist für die Samtgemeinde dabei auch das Motto „Unsere Kinder – unsere Mensa“ und nicht zuletzt ist es wichtig, dass das Essen regional zubereitet wird. Diese Kriterien schließen eine Fremdverpachtung auf Dauer aus: Der Geschäftsbetrieb ist nur für die vertraglich vereinbarte Zeit gesichert, auf Qualität und Geschmack kann kein Einfluss genommen werden und das Essen wird dort zubereitet, wo es dem Pächter am betriebswirtschaftlich sinnvollsten erscheint und damit nicht zwangsläufig regional.

Somit bleiben aus der Ursprungsvorlage SGM/2021/442 noch die Betriebsmöglichkeiten Eigenbetrieb/Regiebetrieb sowie GmbH, ebenso wurde in den Beratungen angeregt, die Möglichkeit einer Genossenschaft zu überprüfen.

Es verbleiben somit folgende 4 Möglichkeiten:

a)        Regiebetrieb

b)        Eigenbetrieb

c)        GmbH (& Co.KG)

d)        Genossenschaft

Im Folgenden wird unter Bezugnahme auf die Gliederung a) – d) auf jede Rechtsform kurz eingegangen, anschließend wird die Bewertungsmatrix in tabellarischer Form eingefügt.

a)        Regiebetrieb

Beim Regiebetrieb wird der Betrieb der Mensa wie ein Team in die bestehende Struktur der Verwaltung eingebunden. Dies bedeutet für die Samtgemeinde die maximal mögliche Einflussnahme sowie die größten Kontrollmöglichkeiten auf den bzw. im laufenden Geschäftsbetrieb. Verbunden damit sind allerdings auch starre Entscheidungswege, eine komplette Abwicklung des Geschäftsbetriebs in den Büchern der Samtgemeinde Meinersen sowie fest angestelltes zusätzliches Personal in der Samtgemeinde. Hierdurch würden neben den laufenden Personalkosten auch die Kosten für die Zusatzversorgung der Angestellten sprunghaft ansteigen. Auch bei der Personalbeschaffung ist eine Flexibilität nur eingeschränkt vorhanden. Aus steuerlicher Perspektive ist der Regiebetrieb zwar grundsätzlich umsatzsteuerbefreit, jedoch sind die Beschaffungen dadurch auch um 7% bzw. 19 % teurer, da auch die Vorsteuerabzugsberechtigung entfällt. Die Samtgemeinde haftet hier mit dem kompletten Vermögen der Kommune für die Tätigkeiten des Regiebetriebs. Für die Samtgemeindeverwaltung stellt diese Rechtsform den höchsten Aufwand dar.

b)       Eigenbetrieb

Der Eigenbetrieb unterscheidet sich nur unwesentlich in der Bewertung vom Regiebetrieb. Die Möglichkeiten zur Einflussnahme und Kontrolle sind weiterhin hoch für die Samtgemeinde Meinersen, während die Flexibilität und Handlungsfähigkeit aufgrund der leicht erhöhten Entscheidungskompetenz des Betriebsleiters ein wenig besser wird. Weiterhin schlecht ist, dass auch hier die Abwicklung des Geschäftsbetriebs in haushalterischer Hinsicht über die Bücher der Samtgemeinde Meinersen erfolgen muss. Ebenso ist das Personal über die Samtgemeinde Meinersen anzustellen, was wieder zu stark erhöhten Personalkosten im laufenden Betrieb wie im Bereich der Zusatzversorgungen führt und auch hier die Flexibilität in der Personalwirtschaft einschränkt. In steuerlicher Perspektive unterscheiden sich Regiebetrieb und Eigenbetrieb nicht. Die Samtgemeinde haftet auch hier mit dem kompletten Vermögen der Kommune für die Tätigkeiten des Eigenbetriebs. Auch bei dieser Form ist der Verwaltungsaufwand für die Samtgemeinde sehr hoch.

c)        GmbH (& Co. KG)

Bei einer GmbH ist die Möglichkeit der Einflussnahme geringer als beim Eigen- oder Regiebetrieb, aber immer noch gut. Als Gesellschafter hat die Samtgemeinde direkten Einfluss auf die betriebliche Ausrichtung der Mensa. Auch eine Kontrollfunktion ist in der GmbH vorgesehen. Die Flexibilität und Handlungsfähigkeit im laufenden Betrieb ist bei einer GmbH maximal – sie operiert im Bereich des Privatrechts. Die Geschäftsführung der GmbH kann im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten, die von den Gesellschaftern im Voraus ausgestaltet werden, frei agieren. Das Haushalts- und Rechnungswesen ist nicht an den Samtgemeinde-Haushalt gebunden. Auch im Bereich der Personalwirtschaft hat die GmbH die größte Flexibilität vorzuweisen. Arbeitskräfte können unabhängig von der Samtgemeinde eingestellt und beschäftigt werden, ansteigende Kosten aus dem Bereich der Zusatzversorgung sind nicht zu erwarten. Die GmbH ist umsatzsteuerpflichtig, aber auch vorsteuerabzugsberechtigt. Dies bedeutet zwar regelmäßig abzugebende Erklärungen gegenüber dem Finanzamt, aber auch gleichzeitig um 7 % günstigere Lebensmittelbeschaffungen bzw. um 19 % günstigere Investitionen. Der Verwaltungsaufwand für die Samtgemeinde ist am geringsten, zumal die Buchhaltung in einer GmbH extern durch einen Steuerberater vorgenommen werden könnte.

Als Sonderform der GmbH sei hier noch die GmbH & Co. KG genannt. Hierbei handelt es sich um eine GmbH, welche als vollhaftender Komplementär Teil der Kommanditgesellschaft wird. Die Vollhaftung wird dabei gem. § 13 II GmbHG auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt. Die Kommanditisten sind dann die einzelnen Gesellschafter, welche als Teilhafter in der Haftung auf die vertraglich vereinbarte Vermögenseinlage beschränkt sind. Hier ergibt sich für die Samtgemeinde ein möglicher Vorteil: Die Vermögenseinlage der Samtgemeinde könnte in der Überlassung der durch die Samtgemeinde beschafften Einrichtung zur Nutzung innerhalb der GmbH & Co. KG bestehen, wodurch hier eine Steuerfreiheit nach § 4 Nr. 8 UStG gegeben wäre. Ebenso ergibt sich eine nochmals deutlich erhöhte Flexibilität: Während bei einer reinen GmbH alles über den Gesellschaftervertrag geregelt wird und jede Änderung notariell beglaubigt werden muss, wird bei einer GmbH & Co. KG nur Grundsätzliches im Gesellschaftervertrag geregelt. Alle weiteren Änderungen können durch den KG-Vertrag auf rein privatrechtlicher Ebene ohne notarielle Beteiligung geregelt werden. Vereinfacht lässt sich sagen, dass der eigentliche Betrieb in der KG abgewickelt wird, die Haftung jedoch zu 100 % bei der GmbH liegt und damit begrenzt ist auf das Gesellschaftsvermögen. Dies unterscheidet die GmbH & Co. KG wesentlich vom Regiebetrieb sowie dem Eigenbetrieb, bei welchen die Samtgemeinde Meinersen komplett mit dem gesamten Vermögen der Kommune für die Tätigkeiten des Regie-/Eigenbetriebes haftet.

d)       Genossenschaft

Aufgrund der Beratungen im Schulausschuss vom 03.06.2021 wurde die Genossenschaft noch in die Betrachtungen innerhalb des Workshops aufgenommen. Hierbei stellten sich folgende grundsätzliche Problemstellungen dar: Bei einer Genossenschaft handelt es sich grundsätzlich um eine unbestimmte Anzahl von an der Genossenschaft beteiligten Personen, den sogenannten Genossen. Diese wiederum haben alle ein Mitspracherecht. Zudem ist eine Genossenschaft grundsätzlich auf eine Überschusserzielungsabsicht ausgelegt, mit dem Ziel eine Dividende an die Genossen auszuschütten. Vor dem Hintergrund, dass Mittel aus öffentlicher Hand in einer Dividende ausgeschüttet werden, stellen sich erhebliche kommunalrechtliche Bedenken.

In der Bewertung ergibt sich die geringste Möglichkeit zur Einflussnahme und Kontrolle für die Samtgemeinde. Die Flexibilität und Handlungsfähigkeit der Genossenschaft ist dagegen recht hoch zu bewerten. Im Bereich des Haushalts- und Rechnungswesens muss festgehalten werden, dass die Samtgemeinde verstärkt in die Abrechnungen und Jahresabschlussarbeiten eingebunden werden wird. Die Personalwirtschaft ist vergleichbar mit der der GmbH, eine Einbindung des Mensapersonals in die Samtgemeinde Meinersen ist nicht zu erwarten. Die Genossenschaft ist ebenfalls vorsteuerabzugsberechtigt sowie umsatzsteuerpflichtig. In der Haftung ist die Genossenschaft beschränkt auf das eigene Vermögen, wenn die Nachschusspflicht für die Genossen vollkommen ausgeschlossen wurde. Der Verwaltungsaufwand für die Samtgemeinde ist höher als bei der GmbH (& Co. KG).

Nachfolgend in tabellarischer Übersicht die Bewertungsmatrix. Eine Bewertung mit dem Faktor 1 ist am geringsten, eine Bewertung mit dem Faktor 5 am höchsten zu bewerten. Die Grundgewichtung ergibt insgesamt 1,00.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass mit der Rechtsform einer GmbH & Co. KG für die Samtgemeinde Meinersen die beste Möglichkeit besteht, um den Geschäftsbetrieb langfristig sicherstellen zu können. Als Gesellschafterin in einer GmbH & Co. KG können – außerhalb der Verwaltung – die größtmöglichen Einwirkungs- und Kontrollmöglichkeiten ausgeübt werden, während die Flexibilität im laufenden Betrieb maximiert wird.

Die fachliche Begleitung bei der Einrichtung einer Mensa-GmbH & Co.KG soll die Kanzlei Niehoff und Partner Gruppe übernehmen. Hier ist das fachliche Expertenwissen, auch aus vorherigen Betriebsgründungen ähnlicher Art, vorhanden.

Im Haushalt 2021 ist eine Verpflichtungsermächtigung in Höhe von 25.000 EUR enthalten. Diese ist als Gesellschaftereinlage für die Beteiligung/Gründung einer Mensabetriebs-GmbH vorgesehen und hat noch keine Auszahlung im Jahr 2021 zur Folge.

Die Kosten für die juristische Begleitung durch die Kanzlei Niehoff und Partner Gruppe sind als außerordentliche Aufwendungen in Höhe von rund 10.000 EUR zu erwarten. Teile dieses Aufwands können bereits im Jahr 2021 anfallen, der Großteil ist aufgrund des fortgeschrittenen Jahresverlaufs allerdings erst im Folgejahr 2022 zu erwarten.

Als Deckungsvorschlag hierfür wird das Sachkonto 4318001 (Zuschüsse an übrige Bereiche) in der Kostenstelle und Kostenträger 2430000 (Allg. Schulverwaltung) vorgeschlagen. Hier fielen aufgrund der Corona-Pandemie im Jahresverlauf 2021 geringere Aufwendungen an.

Keine