Vorlage - SGM/2018/190  

1. Die Verwaltung setzt das vorgelegte Konzept der Variante 1 als Nachnutzung des Flüchtlingswohnheimes zu einem Standort der Samtgemeindeverwaltung um.
    
2. Haushaltsmittel in Höhe von 250.000,00 EUR sind unter dem Produkt 1110350 im Aufwandsbereich, sowie in Höhe von 210.000,00 EUR investiv im Haushalt 2019 einzustellen.

In den letzten Jahren sind bei Sicherheitsbegehungen des GUV und durch Brandschutzprüfungen Mängel im Rathaus festgestellt worden. Sukzessive sind diese, soweit kritisch oder umsetzbar, behoben worden.

Festzuhalten ist allerdings, dass verschiedene Büros nicht als Büroflächen geeignet sind. Seit dem Frühjahr 2018 werden Mitarbeiter in Bürocontainern untergebracht. Im Juni 2018 findet der Umbau des Sitzungszimmers zu Büroflächen statt. Veränderte Arbeitszeitmodelle (mehr Mitarbeiter in Teilzeit) sowie die festgestellten Bedarfe an erforderlichen Mitarbeitern (aus dem Wibera-Gutachten) stellen zusätzliche Anforderungen an die vorzuhaltenden Arbeitsplätze. Die am Rathaus aufgestellten Container stellen lediglich eine bis zum Jahr 2020 zugelassene Zwischenlösung dar. Die Zeit bis dahin muss mit der Suche und Umsetzung von dauerhaften Lösungen genutzt werden. Eine erste Kostenschätzung aus dem letzten Jahr über eine Anbaulösung am Rathaus lässt einen Rahmen von 2,6 Mio. EUR bis 5 Mio. EUR (einheitl. zu S.2) erwarten.

Aus verwaltungsorganisatorischen Gründen und für die Bürger ist ein einzelner Standort des Ratshauses die erste Lösung. Wirtschaftlich ist dies hinsichtlich der finanziellen Handlungsspielräume der Samtgemeinde und deren Refinanzierung über die Samtgemeindeumlage jedoch nicht. Bei ihren vielfältigen Aufgaben wird die Samtgemeinde in den nächsten bis zu 10 Jahren alleine enorm durch den Ausbau der Kinderbetreuung gefordert werden. Diese zum großen Teil nicht ausfinanzierte Aufgabe wird kaum Handlungsspielraum für die Infrastruktur des Rathauses lassen. Eine hohe zusätzliche Kreditaufnahme ist bereits in die Finanzplanung der nächsten Jahre eingearbeitet worden.

Vor diesem Hintergrund und insbesondere durch die intensiven Gespräche und Lösungsvorschläge aus dem Kreise der Ratsmitglieder ist der Standort Flüchtlingswohnheim (FlüWo) nochmals begutachtet worden. Die im Herbst letzten Jahres vorgestellte Nachnutzung des Flüchtlingswohnheims als „gemischter“ Standort für verschiedene Problemlagen wurde fortentwickelt. Hinsichtlich einer Nutzung als Kleiderkammer der Feuerwehr, wird der Jugendtreff Müden genutzt. Mittelfristig ist beispielsweise das heutige Feuerwehrgerätehaus Flettmar ein denkbarer dauerhafter Standort für die Kleiderkammer.

Variante 1 Flüchtlingswohnheim

Das Flüchtlingswohnheim kann durch FB 60 im Erdgeschoss und FB 20 im Obergeschoss genutzt werden, das Archiv kann, durch die freiwerdende Raumkapazität, in Rathaus und FLüWo umziehen. Somit würde das FlüWo voll genutzt werden und sich daraus ergebende Synergien im Zusammenhang mit dem Rathaus werden ausgeschöpft.

Der Fachbereich 60 (Planen, Bauen und Bauhof) und 20 (Finanzen) sollten in einem Gebäude angesiedelt werden, da hier ein hoher Grad an Zusammenarbeit zwischen Tiefbau/Planung sowie Beiträgen/Grundstücksvermarktung stattfindet.  Aufgrund der Publikumsintensität oder der Mitarbeitergröße kommen die anderen Fachbereiche für eine Auslagerung im geringeren Maße in Frage. Generell sollte eine effiziente Nutzung des FlüWo angestrebt werden, da das Bestandsgebäude noch über einen langen Zeitraum abgeschrieben wird und somit über die Samtgemeindeumlage finanziert werden muss.

Für die Archivierung der Akten aus den Fachbereichen 20 und 60 stehen im FlüWo zwei Archivräume zur Verfügung. Die Raumkapazität, die im Rathaus durch Auslagerung der FB 20 und 60 entsteht, könnte teilweise zur Archivierung genutzt werden. Der Standort Registratur/Aktenarchiv in der Feuerwehr Meinersen kann damit vollständig freigestellt werden.

Das Gebäude steht nach neuesten Erkenntnissen ab Juli 2018 frei und kann dann renoviert/umgebaut werden. Ab Oktober 2018 erhält die Samtgemeinde keine Erträge aus der Vermietung mehr.

Variante 2 Neubau (Anbau Rathaus 4, Park)

Anbau an das Rathaus, Vorteile sind kurze Wege und eine Stärkung des Standortes. Der neueste Standard hinsichtlich Sitzungstechnik, Arbeitsplatzgestaltung sowie barrierefreie Erreichbarkeit sind möglich.

Variante 3 Container / Status Quo 2018

Die Anmietung ist mit ca. 30.000 EUR im Jahr für die 5 Container keine wirtschaftliche Lösung und ist nur befristet bis zum Jahr 2020.

Zur besseren Übersicht sind vereinfacht Vor- und Nachteile aller Varianten in der Anlage dargestellt.

Im Haushaltsjahr 2018 steht bereits ein Betrag von 150.000 € im Ergebnishaushalt zur Verfügung.

In den Haushalt 2019 werden zu den bereits im mittelfristigen Finanzplan vorgesehenen 100.000,00 EUR noch zusätzliche 250.000,00 EUR im Ergebnishaushalt und eine investive Mittelbereitstellung in Höhe von 210.000,00 EUR im Finanzhaushalt eingeplant.

Anlage 1: Matrix der Varianten - Vor- und Nachteile

Anlage 2: Gegenüberstellung- Finanzierung - Neubau / Umbau

Anlage 3: Kostenschätzung

Anlage 4: Raumplan Variante 1 OG (beispielhaft)

Anlage 5: Raumplan Variante 1 EG (beispielhaft)