Vorlage - SGM/2019/310  

1. Für die Beauftragung eines Planungsbüros über die Planungsphasen 1-3, sowie die Statik, TGA-Planung und Genehmigungsplanung werden außerplanmäßig 50.000 € im Jahr 2019 bereitgestellt.

2. Eine Ausschreibung mit Teilnehmer-Wettbewerb wird umgehend erstellt, die im Sachverhalt aufgeführten Aspekte sind in der Planung zu berücksichtigen.

3. Die Bereitstellung der Arbeitsplätze soll in 2021 erfolgen, eine Verpflichtungsermäch-tigung für Investitionen von 950.000 € wird in den Haushalt 2020 aufgenommen.

4. Als 2. Bauabschnitt ist der Anbau eines Ratssaales zu planen. Die Ausführung ist optional, Mittel werden ggf. ab 2022 eingestellt.

5. Die bereits angemieteten Bürocontainer werden gekauft.

Die AG Rathaus hat die derzeit bestehenden Möglichkeiten auf kommunalen Flächen für eine dauerhafte Bewältigung der schlechten Arbeitsplatzsituationen analysiert. Die Pflicht, Arbeitsschutznormen einzuhalten ist genauso ein Treiber wie die zu geringe Zahl an Büroarbeitsplätzen. Bislang geht die Arbeitsgruppe von 20 bis 30 erforderlichen Arbeitsplätzen aus. Dies entspricht ungefähr 1 bis 2 Fachbereichen der Samtgemeindeverwaltung. Die Arbeitsgruppe bedachte dabei, dass die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter im Sinne der Fürsorgepflicht als kommunaler Arbeitgeber ein wichtiger Faktor sind. Es wurden verschiedene Lösungsvorschläge begutachtet. Wichtig war allen Teilnehmern, dass möglichst viele denkbare Probleme und auch Alternativ-Vorschläge besprochen werden sollten. Insbesondere wurde nicht ausschließlich eine finanzielle bzw. wirtschaftliche Bewertung vorgenommen, sondern auch weiche Kriterien, wie beispielsweise Standort und Bürgernähe wurden im Bewertungsschema berücksichtigt.

Die Ergebnisse wurden anhand von Bewertungsschemata festgehalten und dem Protokoll der AG beigefügt. Ein mathematisches Zusammenführen der Bewertungen ergab aber keine Beschlussempfehlung, es wurde keine einstimmige Empfehlung durch die AG ausgesprochen.

Die vorübergehende Unterbringung in den Containern am Rathaus ist:

• teuer im Vergleich zu beiden Varianten
• nicht optimal für die innere Organisation im Rathaus und
• seitens der Baugenehmigung befristet.

Eine nachhaltige Lösung muss möglichst schnell geplant und umgesetzt werden.

Zusammengefasst erarbeitete die AG zwei Kernvarianten:

1. Ein Anbau an das Rathaus als zusätzlicher Flügel (Variante 1)
- als eigenes Projekt, ohne Investorenbeteiligung

2. Die Nachnutzung des ehemaligen Flüchtlingswohnheims als große Außenstelle (Variante 2).

Die Verwaltung schlägt die Variante 2 als zukünftiges „Rathaus 2“ vor.

Umfang des Planungsauftrages

Das Planungsbüro wird beauftragt:

• die Nutzungsänderungsplanung, bis hin zur Beantragung der Umnutzung,vorzunehmen,
• die entsprechenden Pläne vor den Gremien der Samtgemeinde vorzustellen
• die gestiegenen Anforderungen des voraussichtlich in 2020 geltenden Gebäudeenergiegesetzes(GEG) zu beachten, insbesondere eine Umstellung auf  Erdwärmepumpe zusätzlich zur vorhandenen Gastherme,
• die barrierefreie Erreichbarkeit darzustellen,
• Photovoltaik für den Eigenbedarf, einschließlich Speicher, Kühlung und Ladesäulen einzuplanen
• als 2. Bauabschnitt den Anbau eines Ratssaales zu planen.

Die Ausführung ist optional, Mittel dafür werden ggfls. ab 2022 eingestellt, der Bauantrag soll aber über beide Bauabschnitte gestellt werden.

Anlagen

In der Anlage 1 werden die in der AG vorgestellten Berechnungen, als vorläufige wirtschaftliche Betrachtung, insbesondere zu den Standorten „Anbau Rathaus“ und „Nachnutzung ehemaliges Flüchtlingswohnheim“ aufgezeigt.

In der Anlage 2 werden die in der AG erörterten Fragestellungen aufgelistet und beantwortet.

In der Anlage 3 sind die aktuellen Eckdaten (voraussichtliche Baukosten, jährliche Belastung des Haushaltes) der Varianten 1 und 2 aufgezeigt.

Containerkauf
Die voraussichtliche Auslagerung der Arbeitsplätze in das Rathaus 2 wird frühestens im Jahr 2021 erfolgen. Bis dahin sind die Bürocontainer mindestens anzumieten. Bei einer Miete von ca. 65.000 €/Jahr ergibt sich bei einem Kaufpreis zum Zeitwert (150-200.000 €) eine Amortisation bei der Entscheidung Mieten oder Kaufen im 3. Jahr. Somit ist der Ankauf der Container mit der Rechtskraft des Haushaltsplanes 2020 schon wirtschaftlicher. Zusätzlich ist als Folgenutzung ein weiterer Nutzungsbedarf für die mittelfristig anstehenden Sanierungsarbeiten am denkmalgeschützten Rathaus einzuplanen. Über die spätere endgültige Nutzung der Container – beispielsweise für den Einsatz an Schul- oder Kita-Standorten - wird bei Bedarf entschieden.

Für 2019 werden 50.000 € außerplanmäßig als Investition zur Verfügung gestellt. Im Haushalt 2020 werden 950.000 € als Verpflichtungsermächtigung und damit für das Jahr 2021 950.000 für investive Maßnahmen eingeplant. Der genaue Umfang wird durch den Planer ermittelt, ggfls. erfolgt eine Umplanung zwischen Ergebnishaushalt und investiven Teilmaßnahmen. Die Kosten für den Ankauf der Bürocontainer werden in den Haushaltsplan 2020 aufgenommen.

Anlage 1 – Berechnung
Anlage 2 – Fragenkatalog
Anlage 3 – Eckdaten