Vorlage - MUE/2012/118  

1. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt wird die Gremienarbeit grundsätzlich papierlos

    abgewickelt.

2. Für die digitale papierlose Gremienarbeit wird jedem Ratsmitglied ein iPad 4, WiFi +

    Cellular, 16 GB zur Verfügung gestellt.

Seit August 2010 ist das elektronisch gestützte Ratsinformationssystem ALLRIS im Echtbetrieb, das neben verschiedenen anderen Funktionen den Mandatsträgern eine weitgehende papierlose, rein technisch basierte Sitzungsvorbereitung und –durchführung ermöglicht. Es wurden Schulungen für Mandatsträger über die Nutzung von ALLRIS im Rahmen der Sitzungsvorbereitung und -durchführung durchgeführt.

In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass die Aufbereitung für das internetbasierte Ratsinformationssystem und den parallelen Versand der Unterlangen immer wieder zu Irritationen führt. Der zeitgleiche Informationsfluss für alle Mandatsträger kann nicht gewährleistet werden.

Die unterschiedliche Ausstattung der Ratsmitglieder im Hardwarebereich hat insbesondere gezeigt, dass nach allgemeiner Auffassung das Netbook zu klein, zu unübersichtlich und zudem äußerst fraglich ist mit Blick auf die technische Entwicklung, die derzeit beobachtet wird. Vor diesem Hintergrund ist es wahrscheinlich, dass trotz günstiger Anschaffungspreise die praktische Arbeit mit einem Netbook schnell zu einer Unzufriedenheit in der Anwendung führen kann.

Beim Laptop verfügt der Mandatsträger über einen ausreichend großen Bildschirm und zudem ist das Laptop auf absehbare Zeit auch zukunftssicher. Das Laptop ist WLan-tauglich und eignet sich damit ideal zur Arbeitsvorbereitung außerhalb und während der jeweiligen Sitzungen. Aufgrund seiner Größe sowie des Gewichts – vor allem im Vergleich zum iPad – ist ein Laptop allerdings eher als „unhandlich“ zu bezeichnen. Die Akkulaufzeiten der unterschiedlichen Laptops birgt einen weiteren Unsicherheitsfaktor. Dennoch ist ein Laptop geeignet, um die Möglichkeiten eines papierlosen Arbeitens zu schaffen. Zu beachten ist dabei jedoch, dass mit der Benutzung von Laptops durch den Mandatsträger auch ein entsprechender Support sichergestellt werden muss.

Zurzeit nutzen 8 von 78 Mandatsträgern das Ratsinformationssystem papierlos. Dies trägt weder zu einer Haushaltskonsolidierung bei noch wurden in den vergangenen zwei Jahren die gesteckten Ziele bei der Umstellung auf das internetbasierte Sitzungsdienstprogramm erreicht.

Ziel der Verwaltung wie auch der Politik sollte es daher sein, eine moderne, papierarme und insgesamt effiziente Arbeitsgrundlage für die Mandatsträger zu schaffen. Die Vorteile dieses Vorhabens sind sowohl für die Mandatsträger als auch für die Verwaltung die schnelle Einsichtnahme in alte und aktuelle Sitzungsunterlagen sowie die Minimierung des persönlichen Archivierungsaufwandes und der direkte Zugriff auf die kompletten Unterlagen zu einer Sitzung.

Im Ergebnis lassen sich die in der Anlage dargestellten Einsparungen erzielen (tatsächliche, haushaltswirksame Verbesserungen). Den Investitionskosten für die Anschaffung der iPad für den Betrieb der Geräte sind ersparte Papier-, Druck- und Portokosten gegenüber zu stellen. Dabei wird davon ausgegangen, dass bei Nutzung eines technischen Endgerätes grundsätzlich keine Zustellung von Sitzungsunterlagen in Papierform erfolgt.

Als grundsätzliche Rahmenbedingung für ein papierloses Arbeiten wird in allen Sitzungsräumen (Samtgemeinde Meinersen und Gemeinde Meinersen – Rathaus/Kulturzentrum; Gemeinde Hillerse – Rathaus; Gemeinde Leiferde – Dorfgemeinschaftshaus; Gemeinde Müden (Aller) – Bürgerhaus) die Möglichkeit von WLAN - Anschlüssen geschaffen.

Die Bereitstellung von UMTS-Karten ist aufgrund der technischen Ausstattung der Sitzungsräume für die Mandatstätigkeit deshalb nicht mehr erforderlich. Allerdings können Mandatsträger eigenständig Verträge mit Internet-Providern schließen und via Internet das iPad nutzen.

Das Ratsinformationssystem selbst bietet künftig durch Freischaltung einer App nahezu alle Möglichkeiten einer papierlosen, also elektronischen Sitzungsvorbereitung. Erforderlich ist lediglich ein Internetanschluss.

Bei einer künftigen Umsetzung sind als Rahmenbedingung zu berücksichtigen, dass alle teilnehmenden Mandatsträger kein Papier mehr erhalten. Alle Druckvorlagen, die technisch nicht in ALLRIS zur Verfügung gestellt werden können, wie z.B. Pläne, etc. werden aber weiterhin als Ausdruck zur Verfügung gestellt.

Informationen zum iPad:

Das iPad wird allgemein als Arbeitsmedium der Zukunft betrachtet. Es bietet dem Nutzer eine A4 Ganzseitendarstellung. Ein permanentes Scrollen wie beim Netbook oder Laptop entfällt somit. Zudem zeichnet sich das iPad durch geringen Platzbedarf sowie geringes Gewicht und einer nahezu lautlosen Benutzung aus. Das Handling (wischen und tippen) einschließlich Datendownload ist insofern benutzer- und wartungsfreundlich, da der Anwender beispielsweise nicht unmittelbar auf wichtige Systemroutinen zugreifen muss.

Der Umfang des zu erwartenden benötigten Supports lässt sich wegen der o.g. einfachen Bedienbarkeit und ausgesprochen geringen Fehleranfälligkeit als relativ gering bezeichnen.

Für die Installation von Apps, welche sich der Mandatsträger über den ausgelieferten Zustand des iPads hinaus installieren möchte, müssten die Mandatsträger eigene – private – Accounts bei Apple erstellen und diese Apps kostenlos bzw. auf eigene Kosten erwerben.

Die Kosten im Anschaffungsjahr belaufen sich auf 56.600,00 EUR für die Samtgemeinde und alle Mitgliedsgemeinden (iPad4 und die Installation von W-LAN). Der Support ist im ersten Jahren kostenlos.

Die Abschreibungsdauer beträgt 5 Jahre. Die iPad verbleiben bis dahin im Eigentum der Samtgemeinde Meinersen. Mit allen Mandatsträgern werden Nutzungsvereinbarungen geschlossen, die die private Nutzung nicht unbedingt ausschließen.

Das iPad ist aus Sicht der Verwaltung geeignet, um die Gremienarbeit papierlos und damit effizient abzuwickeln.

Erfahrungen aus anderen Kommunen haben gezeigt, dass vielerorts aufgrund der in der Vorlage dargestellten Sachlage entsprechend mit Erfolg verfahren wird.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen: NEIN

Lediglich die zusätzliche Entschädigung in Höhe von monatlich 5,00 EUR an Ratsmitglieder und sonstige Mitglieder von Ratsausschüssen, die das Ratsinformationssystem nutzen und auf das bisherige papiergebundene Drucksachenverfahren verzichten, wird durch Änderung der Satzung über Aufwands-, Verdienstausfall- und Auslagenentschädigung für Ratsmitglieder und ehrenamtlich tätige Personen in der Gemeinde Müden (Aller) eingespart, da die entsprechende Hardware kostenlos zur Verfügung gestellt wird.

Anlage Einsparungen