Vorlage - SGM/2016/535  

1.Ab dem 01.01.2017 wird ein gemeinsamer Betrieb für die Informations- und Kommunikationstechnik beim Landkreis Gifhorn aufgenommen. Der Landkreis wird hierbei mit der Wahrnehmung der Aufgabe zum o. g. Betrieb auf Dauer beauftragt.

2.Das im Hause vorhandene Personal (namentlich lt. Zweckvereinbarung) wird im Weg des Betriebsübergangs an den Landkreis Gifhorn abgegeben.

3.Die Kostenbeteiligung für den Betrieb erfolgt nach einem zu vereinbarenden Schlüssel im Rahmen einer Vollkostenrechnung.

4.Der Landkreis Gifhorn beschafft im Auftrag der Gebietseinheiten alle für den Betrieb erforderlichen Mittel (Hard- und Software, Dienstleistungen).

5.Der Samtgemeindebürgermeister wird ermächtigt, die als Anlage beigefügt Zweckvereinbarung zu unterzeichnen.

6.Sollten sich für den gemeinsamen Betrieb die Gebietseinheiten nicht in einer für den gemeinsamen Betrieb ausreichenden Menge entscheiden, wird eine auf den Kreis der Teilnehmer zugeschnittene Zweckvereinbarung formuliert und den Entscheidungsgremien erneut vorgelegt.

Bereits seit einigen Jahren beschäftigen sich die Gebietseinheiten und der Landkreis Gifhorn mit der Frage, in welcher Form zukünftig im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) gemeinsam die anstehenden Aufgaben für Betrieb und Weiterentwicklung wahrgenommen werden könnten. Betrachtungen aus unterschiedlichen Richtungen haben immer wieder dazu geführt, dass trotz der unterschiedlichen Aufgabenstrukturen ein kreisweit gemeinsamer Betrieb schon aus wirtschaftlichen Gründen sinnhaft wäre. Zuletzt hat dieses ein vom Landkreis in Auftrag gegebenes Wirtschaftlichkeitsgutachten bewiesen. Eine Aussage in konkreten Eurobeträgen ist jedoch bis dato aufgrund fehlender Kosten- und Leistungsrechnung nicht möglich.

Auf administrativer Ebene herrscht schon lange Zeit Einigkeit darüber, dass die zunehmende Komplexität für die Administration der technischen Infrastruktur nur gemeinsam bewältigt werden kann. Anforderungen an die Verfügbarkeit dieser Infrastruktur sind zudem gestiegen. Im Gegensatz zu früheren Zeiten ist es heute nicht mehr möglich, Verwaltungsaufgaben ohne die Unterstützung der IuK durchführen zu können. Die Ausstattung mit Personal ist jedoch nicht bzw. kaum auf Vertretungsfälle zugeschnitten. Gleichwohl sind die Tätigkeiten im system- wie netzwerktechnischen Bereich bei allen Gebietseinheiten vergleichbar. Die Ausgestaltungen in diesen Bereichen haben sich jedoch aufgrund der eigenständigen Entwicklung in jeder Gemeinde auseinander entwickelt. Es gilt nunmehr, diese Strukturen zu homogenisieren bei tendenziell gleichem Personalbestand. Dieses wird durch Beauftragung des Landkreises mit der Wahrnehmung der Aufgaben und den o. a. Investitionen ermöglicht.

Das vorhandene Personal kann – aufgrund der gleichartigen Aufgaben – auf diesem Weg seine Kenntnisse spezialisieren, Vertretungsmöglichkeiten werden geschaffen und ausgebaut. Die Flexibilität einer eigenen Organisationseinheit für die Technikunterstützung bleibt dem Grunde nach erhalten, und das bei einer gleichzeitigen Erhöhung der Servicequalität insbesondere hinsichtlich der Datenverfügbarkeit und –sicherheit.

Die Serviceleistung gegenüber den Schulen in eigener Trägerschaft ist bei den jeweiligen Gebietseinheiten bezüglich der Betreuung von IT-Infrastruktur sehr unterschiedlich. Dieses wird im besonderen Maße durch die unterschiedlich zur Verfügung gestellten Personalressourcen erkennbar. Deshalb kann die gemeinsame Betreuung der Schulen zunächst nur eingeschränkt berücksichtigt werden. Dort, wo explizit für diese Betreuung Personal eingestellt wurde, verbleibt dieses Personal zunächst vor Ort. Dieses ist so lange der Fall bis zukünftig eine gleichmäßig hohe Serviceleistung angeboten werden kann.

Zu Beginn des Jahres 2014 wurde zur Vorbereitung dieser Maßnahme ersichtlich, dass für den gemeinsamen Betrieb zunächst eine gemeinsame Netzwerkinfrastruktur notwendig ist. Detaillierte Betrachtungen haben zu dem Ergebnis geführt, dass wirtschaftlich vertretbar eine solche Infrastruktur nur über die Richtfunktechnik möglich wäre. Über Richtfunkstrecken sind die für einen gemeinsamen Betrieb notwendigen Bandbreiten von Datenleitungen zu einem vergleichsweise geringen Aufwand realisierbar. Darüber hinaus handelt es sich bei dieser Maßnahme um die Errichtung eines eigenen Netzes. Man ist bei der Datenanbindung nicht mehr auf Verfügbarkeiten von Dritten abhängig. Hierzu wurden im 2. Quartal 2014 Beschlüsse der teilnehmenden Gebietseinheiten eingeholt. Dabei wurde festgelegt, dass die Errichtungskosten zu 50 Prozent vom Landkreis, die restlichen 50 Prozent von den Gebietseinheiten (anteilig nach der Einwohnerzahl) getragen werden. Mit Ausnahme der Stadt Gifhorn sowie der Samtgemeinde Papenteich liegen von allen Gemeinden diesbezüglich positiv beschiedene Beschlüsse vor. Die Richtfunkstrecken stehen (mit Ausnahme der Samtgemeinde Meinersen, da hier noch ein Mast zu errichten ist) unmittelbar vor der Fertigstellung.

Zum Zeitpunkt der Einholung der Beschlüsse für die Errichtung des Richtfunknetzes war bereits klar, dass vor dieser Investitionsmaßnahme eine Einigkeit darüber bestehen muss, welches Ziel zukünftig mit dieser Infrastrukturmaßnahme verfolgt werden soll. Zum gleichen Zeitpunkt bestand bereits Konsens seitens fünf Gebietseinheiten auf dieser Basis zukünftig gemeinsam mit dem Landkreis eine Telefonanlage betreiben zu wollen. Einigkeit bestand hierbei jedoch ebenso, dass der gemeinsame Betrieb der Anlage als einzige Maßnahme jedoch die Errichtung der Richtfunkstrecken wirtschaftlich nicht rechtfertigen könnte.

Vielmehr bestand ebenso Konsens, dass lediglich ein gemeinsamer Betrieb der IuK insgesamt unter gleichzeitigem Verzicht der meisten eigenen Standorte sowie der Vorhaltung des eigenen Personals wirtschaftlich vertretbar wäre. Im Rahmen von Projektarbeitsgruppen wurde daher anschließend erarbeitet, unter welchen Voraussetzungen ein solcher gemeinsamer Betrieb möglich wäre. Hierbei gab es zunächst zwei Themenkomplexe, die abzuarbeiten waren:

1. Organisatorische und rechtliche Fragen zur Zusammenführung
2. Technische Fragen zur Zusammenführung

Zu 1.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuerfreiheit eines gemeinsamen Betriebes wurde vom Finanzamt zwischenzeitlich verbindlich bestätigt.

Organisationsform

Darüber hinaus konnte geklärt werden, dass bei der umsatzsteuerrechtlichen Bewertung die Frage der Organisationform unerheblich sei (abgesehen von einer ohnehin nicht beabsichtigten Gründung einer GmbH). Um die zukünftigen Strukturen so schlank wie möglich zu gestalten, soll daher auf die Gründung einer eigenständigen Organisation (z. B. Anstalt des öffentlichen Rechts) verzichtet werden. Vielmehr soll das vorhandene Personal in eine Organisationseinheit des Landkreises Gifhorn eingegliedert werden. Dabei wären die Gemeinden in Form eines paritätisch besetzten Beirats an den zukünftigen strategischen Entscheidungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik zu beteiligen.

Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

Um die zukünftig entstehenden Kosten verursachergerecht zu verteilen, wird eine Vollkostenrechnung auf Basis einer Kosten- und Leistungsrechnung für unentbehrlich gehalten und deshalb auch aufgebaut. Dieses wäre auch als Steuerungsinstrument für zukünftige Investitionen zu sehen, weil voraussichtlich nicht alle Gebietseinheiten des Landkreises sich zu einem gemeinsamen Betrieb entscheiden werden und somit etwa eine Finanzierung über Mittel der Kreisumlage nicht angezeigt erscheint. Hierbei ist allerdings klarzustellen, dass bisher bei keiner Gebietseinheit eine Kosten- und Leistungsrechnung in diesem Bereich realisiert wurde und es insofern möglicherweise zu einem Stellenmehrbedarf bzw. Umstrukturierung von Aufgabeninhalten kommen wird, um eine solchen KLR aufbauen zu können. Im Übrigen führt letztlich für den Nachweis wirtschaftlichen Handelns in diesem Bereich kein Weg an einer Kosten- und Leistungsrechnung vorbei.

Abnahmeverpflichtung

Ein gemeinsamer Betrieb lässt sich nur dann wirtschaftlich sinnvoll gestalten, wenn es hierbei zu einer generellen Abnahmeverpflichtung aller am Betrieb beteiligten Kommunen kommt. Käme es hierbei lediglich zu einem Abruf von marktfähigen Leistungen, wäre der Betrieb als Ganzes letztlich wirtschaftlich zu führen. Die Abnahmeverpflichtung (bei einer kompletten Übernahme des Betriebes) ist daher zwingender Bestandteil der Zweckvereinbarung. Dieses gilt nicht für die oben dargestellte und weiterhin eigenständig durchgeführte Betreuung (sofern schon jetzt vorhanden) der in Trägerschaft der Gebietseinheiten befindlichen Schulen

Kapitalausstattung und Kostenverteilung

Neben dem unter 2. genannten zusätzlichen Bedarf für die Migration sind von den beteiligten Gebietseinheiten die für den Betrieb notwendigen Mittel bereit zu stellen. Hierbei ist das vorhandene Anlagevermögen sowie die bisher regelmäßig für den Betrieb zur Verfügung gestellten Mittel für Aufwendungen und Investitionen zu berücksichtigen. Dabei ist das jeweils vorhandene Anlagevermögen in geeigneter Form mit den laufenden Mitteln für den Betrieb sowie noch zu tätigenden Investitionen zu verrechnen.

Das für IuK-Zwecke bei allen Vereinbarungspartnern (Gebietseinheiten und Landkreis) vorhandene Anlagevermögen wird zum Stichtag „31.12.2016“ ermittelt und dem Landkreis für die weitere Nutzung zur Verfügung gestellt.

Um im Sinne einer Gleichbehandlung aller Verbundteilnehmer im Gegenzug einen Ausgleich für das in sehr unterschiedlicher Höhe eingebrachte Anlagevermögen zu schaffen,  erhalten die jeweiligen Eigentümer die Abschreibungen für diese Anlagegüter vom Landkreis  in Form einer Miete erstattet. Diese Miete entspricht betragsmäßig genau dem jeweiligen Abschreibungsbetrag und wird vom Landkreis über die von ihm zu erhebenden künftigen Entgelte finanziert.

Alternativen für diese Variante wären Schenkung oder Verkauf der Anlagengüter an den Landkreis. Beide Varianten hätten jedoch in der haushalterischen Darstellung erhebliche Nachteile. Denn bei einem Kauf durch den Landkreis müsste dieser den Kaufpreis im Finanzhaushalt voll vorfinanzieren, was den Haushalt im Jahr des Kaufs enorm belasten würde. Bei einer Schenkung seitens der Gebietseinheiten fiele auf einen Schlag in Höhe der Restwerte der Anlagengüter eine Sonderabschreibung an, die wiederum deren Ergebnishaushalt über Gebühr belasten würde.

Die aufgezeigte Lösung mit Eigentums- und damit Abschreibungsverbleib bei den jeweiligen Verbundteilnehmern und gleichzeitigem, betragsmäßig vollumfänglichen Ausgleich über eine Mietzinsabgeltung führt hingegen in den jeweiligen Haushalten insoweit zu Kostenneutralität. Die Haushalte werden dann nur mit der Abrechnung der Dienstleistungen, die jeweils sofortigen Aufwand darstellt, durch den Landkreis verursachergerecht belastet.

Die Kostenverteilung erfolgt auf Basis der o. g. Kosten- und Leistungsrechnung. Hierfür stellt der Landkreis u. a. einen eigenen Teilhaushalt für die IT mit eigenständiger Budgetierung zur Verfügung.

Zu 2.

Mehrkosten für Aufbau der gemeinsamen Infrastruktur

Im Grundsatz können die vorhandenen technischen Ressourcen auch weiterhin eingesetzt werden. Durch die Konzentration der bisher vorhandenen auf zukünftig zwei Standorte (Gifhorn und Wittingen) wären neue Soft- und Hardware-Komponenten erforderlich, damit die vorhandenen Daten gespiegelt und insofern die Verfügbarkeit massiv erhöht werden könnte. Die Kosten wären auf zwei Jahre zu verteilen und beinhalten zum großen Teil Investitionen (Server, SAN, Switche), die anteilig ohnehin von jeder Gebietseinheit zukünftig zu leisten wären.

Softwareausstattung

Einigkeit besteht darüber, dass im Bereich der Standardsoftware (Systemsoftware wie Standardsoftware für die Arbeitsplätze) durchaus eine Homogenisierung durchgeführt werden sollte. Ebenso besteht Konsens, dass dieses im Bereich der Fachanwendungen derzeit nicht durchsetzbar wäre. Zwar ist der dauerhafte parallele Betrieb verschiedener Fachanwendungen für identische Aufgaben wirtschaftlich kaum vertretbar, mindestens im ersten Schritt aufgrund der Anforderungen (Änderung von Verfahrensabläufen, Einarbeitungs- und Schulungsaufwand in neue Fachverfahren) aber nicht zu schaffen. Darüber hinaus wäre gerade bei zentralen Fachverfahren (wie z. B. Finanzverfahren) kaum mit Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter/-innen zu rechnen. Wenn überhaupt kann eine solche Homogenisierung nur sanft und schrittweise erfolgen. Sie steht daher zunächst nicht im Fokus (mit Ausnahme der Fachanwendungen, die ohnehin gewechselt bzw. abgelöst werden müssen).

Personaleinsatz

Durch die Beauftragung ist die Aufgabe in den teilnehmenden kreisangehörigen Gebietseinheiten nicht mehr existent. Insofern handelt es sich um einen Betriebsübergang mit der Folge, dass auch das Personal zum Landkreis wechselt. Daher wird das Personal, das bisher für diese Aufgaben eingesetzt wurde, an den Landkreis zum 01.01.2017 übergeben. Die Personalvertretungen sind bei diesem Vorgang entsprechend zu beteiligen.

Die Ausführungen bezüglich der Schul-Administration bleiben hiervon unberührt.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen: NEIN

Notwendigkeit einer separaten Stellungnahme zur demographischen Entwicklung: NEIN

Bei einer Beteiligung aller bisherigen Gebietseinheiten (mit Ausnahme der Stadt Gifhorn und der Samtgemeinde Papenteich wurden bisher alle anderen Gebietseinheiten in diese Betrachtung einbezogen) wird für die Umsetzung ein Mittelbedarf von ca. 1 Mio EUR für alle beteiligten Gebietskörperschaften geschätzt.

Dieser Bedarf verteilt sich auf einen zweijährigen Migrationszeitraum und wird (einschl. Landkreis Gifhorn) gemessen an der Einwohnerzahl auf die Gebietseinheiten verteilt.

Zur Finanzierung dieses Mittelbedarfes werden die hier im Haushalt (Finanzplan 2017) veranschlagten Mittel im Ergebnishaushalt und die Investitionen (zzgl. der Personalaufwendungen) auf den Landkreis Gifhorn übertragen (veranschlagt im Finanzhaushalt 2017; Ergebnishaushalt lfd. Aufwand 125.900 EUR, Investitionen 67.000 EUR).

Ab Aufnahme des Betriebes wird eine Vollkostenrechnung entwickelt. Die laufenden Kosten werden sich nach der Abnahme der Leistung richten. Im Rahmen der Vollkostenrechnung werden die o.g. Migrationsmittel entsprechend gegengerechnet.

Vereinbarung